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        《管見》鄭佩敏:集團采購管理數字化展望

        時間:2020-12-25    點擊:次     來源:遠光軟件    

        《管見》鄭佩敏:集團采購管理數字化展望

        《管見》第十期

        《管見》鄭佩敏:集團采購管理數字化展望

        作者:鄭佩敏

        遠光軟件股份有限公司 副總裁


        較大規模或集團式的企業,在采購管理方面會考慮采取集團采購模式。集團采購主要是指政府、企事業單位、軍隊等組織的多品種、大批量、大金額、多批次甚至是持續進行的,由集體決策,牽涉到多單位、多部門的采購活動,屬于企業戰略采購范疇。集團采購還可以視具體情況和需要分為多種方式,如直接集中、組織集中、授權集中、區域性協調等,同時需要有效的技術手段和管理機制予以支持,以達到提高采購工作整體效率和質量、節約成本、控制風險的目標。


        數字化轉型浪潮正在席卷各行各業,也包括采購行業。中國電子信息產業發展研究院發布的《2019中國企業數字化采購發展報告》顯示,2019年我國企業數字化采購市場規模達到5900億元,同比增速達到64%,2020年有望超過萬億元人民幣,未來的企業數字化采購交易規模還將進一步擴大。與此同時,隨著大數據、云計算、物聯網、區塊鏈人工智能等新技術的飛速發展,企業采購管理正加速進入數字化階段:由單純的線上采購拓展至采購管理、供應鏈服務乃至全產業鏈服務。以全流程、全鏈條數字化為主導的采購服務鏈正在向價值鏈延伸。


        企業采購管理平臺也在數字化發展進程中逐步進階,從1.0階段以ERP模式為核心的管理平臺發展到2.0階段以招標采購為核心的招采平臺,現在正向著以數據為基礎的互聯網采購管理和交易平臺的3.0階段進發。而集團采購管理因其性質和特點,無疑更適合以數字化方式實現。根據我們的了解,目前,市面上的采購管理軟件系統一般分為基礎通用版和定制開發版兩種。常見的基礎通用版采購管理軟件的功能一般包括:


        1、供應商管理:含供應商基本信息維護、資質審核、指標考評、分類管理等。

        2、物品管理:含物品信息及類目的維護、庫存管理等。

        3、采購需求計劃管理:含需求信息收集、采購計劃制訂。

        4、價格控制:含在線詢價、比價、價格庫建立、歷史價格追溯等。

        5、招投標管理:含招標項目發布、在線投標、中標公告等。

        6、訂單/合同管理:含一鍵生成印章版訂單/合同、在線響應、關聯來源等功能。

        7、報表中心:含采購報表、交貨報表、質量報表等。


        這些軟件的功能仍處于2.0階段,能夠滿足企業的傳統采購管理需要。面向未來,我們不妨對它們寄以3.0級甚至更高的期望。

        一數據是數字化采購平臺的核心

        目前,我們在采購工作中一般能收集到的數據包括:本企業的交易數據、合作供應商提供的數據、部分網絡數據等;而采購軟件3.0需要的是海量數據,不僅包括內部交易數據、外部市場數據、第三方數據,還應包括與采購活動相關的周邊數據,如供應商的評分數據、物流數據、發票數據、付款數據、服務數據、流程數據等。只有在海量數據面前,供應商分析選擇、報價定價、企業審批決策、各環節協同等工作才能走向精準、高效,數字化采購才有可能進一步邁向“智能”采購。


        企業集團采購可能涉及多品類、多地域、多需求方,無論選擇何種集中方式,都對采購活動涉及的數據信息、管理審核、多方協同提出了更高要求。數字化采購管理平臺的實施應用可以讓集團采購在流程規范、風險可控的前提下,進一步盤活數據信息價值,實現采購質量、價格、效率等方面質的提升。

        二設計是數字化采購平臺的靈魂

        產品的設計既需要體現管理思想,又需要有一定的前瞻性,而采購數字化又是技術與商業行為的深度融合。因此,采購3.0階段的軟件設計者不僅要對供應鏈、產業鏈管理有深入的理解,還要能通過數字新技術的應用,解決供需之間精準對接、組織之間高效協同的問題,實現采購模式創新,讓采購人員從事務型采購向戰略型采購轉型,同時更好地管控采購風險、提升采購核心價值,成為企業經營戰略的組成部分。例如:數據中臺的設計,促使采購管理更加扁平化、采購業務更加敏捷靈活;流程設計能否融入實時審計理念,讓流程合規和風險管控更為及時;重要數據和節點能否采用區塊鏈技術,讓供需雙方的活動真正陽光、透明、可追溯;如何讓采購平臺的前端友好、易用、移動化、不可或缺;與其他關聯軟件(如預算管理、支付管理、庫存管理等)的連接設計能否更智能化;有些企業可能還需要加入供應鏈金融的設計,以降低整體融資成本和經營成本……

        三技術是數字化采購平臺的引擎

        目前熱門的大數據、云計算、物聯網、區塊鏈人工智能等技術均可用于數字化采購平臺的設計和開發。海量數據和這些先進技術相結合,采購業務流程將得到顯著優化,一些采購活動還有望走向自動化、智能化。例如自動抓取公開信息,為采購人員實時提供業界動態和分析數據;利用數據模型,可根據公司歷史采購記錄、供應商的績效和報價、市場價格數據等,推薦需求匹配度最高的供應商或最優采購方案;核價環節有大數據可依,大宗采購還可能收集到供應商的上游供應數據,讓議價過程和結果更科學合理;可自動執行重復性采購任務,以減少人工重復勞動;根據已被批準的采購申請自動生成采購訂單甚至自動追蹤生產和物流進度,不會發生錯漏和延誤;通過大數據分析及供應商在線報價,使集團采購任務不受多品類、多地域、多需求方這一特點的影響,迅速推薦最優采購方案;大中臺,小前端,讓采購業務的經辦人員、審批人員既風險可控,又便捷、移動、高效……


        此外,當企業的采購管理實現較高階的數字化轉型后,采購從業人員的角色、作用、價值也將發生改變。首先是他們將從許多事務性、流程性的工作中解放出來,從被動執行采購任務轉向主動制訂采購計劃、進行供應商等外部資源管理、為采購數據庫增加有效資源等,從而提升自己和組織的采購供應能力,打造有韌性的供應鏈;其次,采購從業人員需要在“專業性”上下大工夫,不僅是采購業務本身的專業性,還要深入學習、提前介入企業中與采購需求有關的各類業務,主動考慮如何規劃、制訂采購策略以支撐公司整體經營戰略的實施。這樣才能走進戰略采購的門檻,采購從業人員的角色也從“成本支出”轉變為“價值創造”,實現企業與員工的雙贏。


        《管見》鄭佩敏:集團采購管理數字化展望

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